6 dokumenthanteringsprogramvara för att förbättra effektiviteten på kontoret

Vi rekommenderar: Programmet för korrigering av fel, optimera och påskynda Windows.

Tillkomsten av molnlagring har rättvist eliminerat stressen vid hantering av rörigt pappersarbete. Därför kan arbetsgivarna spara tid och samtidigt förbättra arbetsflödet. Så, om du vill minska din användning av pappersdokument och förbättra effektiviteten, är du på rätt ställe. Den här artikeln innehåller sex av de bästa dokumenthanteringsprogrammen att välja mellan.

Dokumenthanteringsprogramvara, som annars kallas Document Management Systems (DMS), är datorprogram som är speciellt utformade för att spåra, effektivisera och hantera dokument och arbetsflöde, med huvudmålet att minska arbetsbelastningen och påskynda arbetsflödet.

Följ genom det här inlägget, för att få en överblick över några av de bästa tillgängliga verktygen för hantering av dokument.

Vad är den bästa dokumenthanteringsprogramvaran för PC?

1

eFileCabinet

eFileCabinet är förmodligen den ledande dokumenthanteringsprogramvaran idag. Det är byggt för att underlätta lagring, hämtning och delning av kontorsfiler. Programvarans funktion går dock utöver dokumenthantering, eftersom den också är utrustad med bokförings- och personalhanteringsverktyg.

eFileCabinet rymmer två supportvarianter: skrivbordet (Windows 10 kompatibelt) och mobilversionen, speciellt utformad för mobila enheter.

Denna dokumenthanteringsprogramvara är värd en funktion som kallas "molnvy", vilket gör att användarna kan säkerhetskopiera sina filer på molnet, direkt via programvarans plattform. Med detta kan användarna enkelt visa och extrahera filer via vilken enhet som helst, förutsatt att sådan enhet är ansluten till internet.

Dessutom uppfyller eFileCabinet all nödvändig branschöverensstämmelse, inklusive SEC, HIPAA, FINRA och andra standardkrav.

Dessutom fungerar mjukvaran perfekt med SecureDrawer, en unik delningsfunktion som fungerar som en plattform för fildelning mellan dig och dina kunder. Det kan integreras sömlöst med olika program från tredje part som MS Outlook, säkra e-signatur, skannrar, skrivare och mer.

Lastl, . eFileCabinet-dokumenthanteringsprogrammet erbjuder både online och on-premise tjänster. Programvaran erbjuder två veckors gratis prov till nya användare, varefter de kan prenumerera på en betald plan till ett startpris på $ 15.

Hämta eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM är utan tvekan en av de mest populära dokumenthanteringsprogramvarorna på marknaden. Det är en mycket mångsidig företagshanteringsprogramvara, som är byggd för att utföra kontorsuppgifter, allt från dokumenthantering till arbetsflödesautomatisering till administrativa funktioner.

Verktyget är speciellt utformat för Windows-datorer. Det kan dock också nås via en mängd andra stationära operativsystem som Linux.

I grunden förvaltar dokumenthanteringsprogramvaran en dynamisk uppsättning moduler som kör hela programmets hanteringsfunktioner. Några av dessa moduler inkluderar: Elektronisk fakturering, e-signatur, kryptering (för filkryptering och dekryptering), streckkod, postarkivering och mer.

Programvarans flexibla design gör det också enkelt att integrera med relevanta kontorsverktyg som AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office och mer. Den har också ett pluggbar autentiseringssystem som kan anslutas till externa databaser eller servrar som SQL, Oracle, MySQL och få andra.

Med tanke på det föregående får användarna möjlighet att effektivisera hela arbetsflödet för att förbättra effektiviteten. Därför ses dokumenthanteringsprogramvaran av många som mer av en projekthanteringsprogram än en vanlig dokumenthanterare.

OpenKM erbjuder två grundläggande planer för nya användare: OpenKM Community och OpenKM Professional . Den tidigare är tillgänglig gratis (med begränsade funktioner), medan den senare, med mer kraftfulla funktioner, är en betald plan och erbjuds av citat (anpassad prissättning).

För att få mer information om programvarans system och nedladdningskrav, logga in på OpenKM nedladdningssida.

Hämta OpenKM

3

Templafy

Templafy är utan tvekan en av de bästa dokumenthanteringsprogrammen på marknaden idag. Det är ett allroundverktyg, som är utformat för att effektivt lagra, hämta och dela kontorsdokument. Det är en molnbaserad plattform som stöder alla former av datorsystem och mobila enheter.

För enkelhets skyld finns det även utvalda versioner för skrivbord (Windows inklusive) och smartphones (mobilappar).

I grund och botten underlättar Templafy lagring av filer och lagsamarbete genom att eliminera den konventionella, ojämförliga processen att arbeta över olika plattformar.

Dokumenthanteringsprogrammet effektiviserar alla viktiga verktyg på arbetsplatsen, särskilt dokumentgenerativa verktyg som MS Office, på en enda plattform, vilket ger dig ett enhetligt arbetsflöde.

Dessutom är Templafy värd för ett ganska navigerbart gränssnitt, vilket gör den idealisk för lågteknologisk arbetsmiljö, eftersom varje lagmedlem kan ge feedback, dela filer och skapa dokument med otänkbar lätthet.

Alla dessa kanaliseras via ett enda flöde, och det övervakas av admin (arbetsgivare), för att säkerställa alla krav och kvalitetsstandard är uppfyllda.

Slutligen, som de mest hållbara verktyget verktyg, kommer Templafy inte billigt. Det är faktiskt en av de dyraste dokumenthanteringsprogrammen på marknaden. Den är tillgänglig till en fast abonnemang på $ 355 per månad. Det finns dock en gratis provperiod före full prenumeration. Besök deras officiella hemsida för att få mer information.

Hämta Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, en produkt från SutiSoft, är en av de mest omfattande dokumenthanteringsprogramvarorna på marknaden. Den är utrustad med en rad verktyg för hantering och organisering av dokument, delning av filer, lagring av dokument och förbättring av lagsamarbete.

Det är en online, webbaserad, programvara som stöds överbord på både stationära och mobila enheter.

Dessutom innehåller SutiDMS en uppsättning verktyg med flera funktioner, som inkluderar en modifierbar instrumentbräda, dokumentbibliotek, OCR-dokumentinspelning, flera integreringar (med MS Outlook, Gmail och Yahoo Mail), filfusion, dokumentarkivering och lagring, e-signatur och forum bland andra.

Programvaran fungerar i grunden som den ultimata lagringen, där du kan behålla alla dina dokument, och dess webbaserade funktionalitet garanterar att du kan komma åt och hämta dokument när som helst.

Ändå erbjuder detta dokumenthanteringsprogram ett företagspris, vilket är tillgängligt med citat.

Det finns två lägre planer: Premium-planen och Professional-planen . Den professionella planen är utformad för högst 10 användare och den är tillgänglig till $ 18 per användare (per månad). Premieplanen är å andra sidan avsedd för en medelstora organisation med mindre än 500 anställda, och den är tillgänglig med en pris av $ 20 per användare (per månad).

Hämta SutiDMS

5

FileHold

FileHold är en helt integrerad dokumenthanteringslösning, som innehåller olika uppsättningar funktioner för att ge användarna en central lagring och förenklad arbetsprocess. Programvaran är en av de få dokumenthanteringsprogrammen, som är speciellt avsedda för Windows 10 PC och andra versioner av Windows (7/8 / 8.1). Ändå kan den också nås via webbläsare på Linux och Mac-datorer.

Programvarans funktioner är kategoriserade under "standard", "optional", "custom" och "document scanning & Imaging". Några av dessa funktioner inkluderar metadataupptagning (dokumenttagning), kalender, elektroniska blanketter, e-signatur, OCR (serversida), automatisk fyllning, SmartSoft-inspelning och mer.

FileHold kan också integrera med en uppsättning program från tredje part som MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint och mer. Alla dessa underlättar fillagring, hämtning och delning samt arbetsflödeskoordination.

Slutligen erbjuder FileHold två grundläggande prisplaner. FileHold Express och FileHold Enterprise. Expressplanen är avsedd för småföretag med mindre än 20 anställda, medan Enterprise-planen är idealisk för större organisationer eller grupper med mer än 20 medlemmar.

Båda planernas abonnemangsrätter är dock endast tillgängliga med citat. Du kan skicka ett mail till FileHolds säljteam för att få ett offert för ditt företag.

Hämta FileHold

6

M-filer

M-Files är en av de bästa dokumenthanteringsprogrammen som finns tillgängliga idag. Det är mest betydelsefullt för funktionen "dupliceringsanalys", som är utformad för att skydda användare mot duplicering av dokument. Det är ett molnbaserat DMS; Därför stöds den på både stationära och mobila plattformar.

Det finns också utsedda skrivbordsversioner (för Windows 10 / 8.1 / 8/7), samt mobila appar för valda mobila enheter.

Dessutom hanterar den här dokumenthanteringsprogramvaran för Windows 10 en organiserad lagring, där dokumenten är lämpligt organiserade och sparade. Den analyserar dokumentsökningar genom att korrelera filnamn med andra relaterade indikatorer som datum och projekt. Som sådan kan programvaran enkelt eliminera dubbletter.

Dess enhetliga plattform underlättar arbetsplatsens effektivitet genom att förbättra uppgifter som tilldelas (från arbetsgivare till anställda), uppdragsuppdrag och leverans (från anställda till arbetsgivare). Slutresultatet är förbättrad produktivitet.

Dessutom är M-Files en flexibel DMS, som enkelt kan integreras med verktyg som MS Office och en mängd CRM-verktyg som Salesforce. Detta gör den idealisk för nästan alla typer av företag. Det finns också tre grundläggande implementeringsalternativ som erbjuds, inklusive premiss, molnbaserad och hybrid (kombinerad).

M-Files erbjuder en månad gratis provversion till nya användare, varefter de enkelt kan uppgradera till företagsplanen, som erbjuds av citat.

Hämta M-filer

Slutsats

Idag minskar användningen av pappersdokument över hela världen, med många organisationer, skolor och statliga institutioner som föredrar bekvämligheten av papperslösa lagringsutrymmen för att få pappersfiler och mappar.

Därför finns det en kontinuerlig efterfrågan på standard och hållbar dokumenthanteringsprogramvara. Med tanke på denna efterfrågan har vi sammanställt några av de bästa dokumenthanteringsprogrammen på marknaden, för att underlätta ditt beslutsfattande vad gäller vilken DMS du ska använda för din verksamhet.

Rekommenderas

Fix: Kan inte ansluta till Xbox Live efter Minecraft-uppdatering
2019
Fix: Det gick inte att köra Steam-spel i Windows 10
2019
FIX: Windows 10 hittar ingen trådlös skrivare
2019