I den moderna konkurrenskraftiga näringslivet står alla organisationer inför nya utmaningar om hållbar produktivitet och skapar den mest engagerade arbetskraften. Att uppnå målutgången i någon organisation beror främst på konsistensen av produktivitetsnivån hos de anställda.
I dagens affärsmiljö kan ingen organisation utföra sin högsta produktivitetsnivå, såvida inte varje anställd har för avsikt att förbättra de organisatoriska nivåerna för produktivitet. Det innebär att de anställda kommer att bidra till företagets tillväxt.
Men tyvärr har vissa företagare misslyckats med att övervaka de anställdas dagliga produktivitet och resultatet är att deras jobbprestanda kommer att skada företagets tillväxt och det här kommer inte att kunna upptäckas och kontrolleras.
En sådan sak skulle förstöra företagets förmåga att uppnå sina mål. Men tack vare teknik och mjukvaruverktyg för att övervaka produktiviteten hos anställda, behöver organisationerna inte vänta på en alltför lång varaktighet av anställdas prestationsutvärderingsprogram för att veta hur de gör det på jobbet.
Huvudskäl till användningen av personalövervakningssoftware
E-post är den främsta källan till dataöverträdelser för företag eftersom anställda måste utbyta information genom företagskorrespondens, så det är viktigt att säkerställa och spåra data när du måste följa HIPAA-lagar, GRAMA-förfrågningar och FINRA-regler.
Det finns några enkla lösningar för e-postövervakning på marknaden som hjälper dig att övervaka medarbetarnas e-postmeddelanden för att säkerställa att kritiska data inte delas med vilje eller oavsiktligt. Medarbetarövervakningsprogrammen inkluderar e-postövervakningsförmåga och fler verktyg för övervakning av andra aktiviteter hos de anställda medan de jobbar.
En annan central aspekt av personalövervakningsprogrammet är kapaciteten att kontrollera sin verksamhet medan man använder företagets utrustning som bärbara datorer och stationära datorer. Sådana lösningar kan låta dig se vilka webbplatser som används av dina anställda, vilka är de anställda som vanligtvis hämtar filer och när de ansluter eller tar bort USB-enheter.
Dessa verktyg kommer också att kunna varna dig när särskilda sökord söks som kräver problem från ditt företag och det här är jobbsökning, sökning av pornografi eller sökningar relaterade till konkurrenskraftiga kontakter.
De bästa verktygen för övervakning av arbetsplatsen ger dig administrativ kontroll som gör att du kan blockera sådana typer av aktiviteter och även begränsa åtkomsten till olämpliga eller osäkrade webbplatser. Du kan framgångsrikt använda verktyg för att övervaka din medarbetares arbete för att ta reda på vilken anställd som är upp till dessa dagar.
Vad ska du ta hänsyn till juridiskt och tekniskt sett?
Övervakning av medarbetarnas e-postmeddelanden kan verka som en kränkning av anställdas integritet, men högsta domstolen i 2010 beslutade att det är lagligt för organisationer och företag att övervaka arbetstagarnas handlingar medan de är på jobbet och medan de använder verksamheten ' Utrustning. Detta inkluderar personsökare, bärbara datorer, USB-enheter och mobila enheter. Program för övervakning av viktiga loggar och för att fånga lösenord kan användas även om det finns någon etisk kontrovers kring ämnet för deras användning.
Det är viktigt att komma ihåg att den federala regeringen inte ställer in begränsningar för övervakning av anställdas internet. Å andra sidan finns det vissa enskilda stater som sätter skydd först.
Fler och fler stater kräver för närvarande anställda att anmäla sina arbetstagare om deras företag övervakar anställdas onlineaktivitet och detta inkluderar tangenttryckningar och e-postmeddelanden. Sådana anmälningar kan anges i anställningshandboken eller som en e-postpåminnelse.
Stealth-läge kontra transparent läge
När arbetsgivare använder sådana övervakningsverktyg kan de välja alternativet att använda dem smyg eller transparent läge.
Stealth-läget är också känt som tyst läge, vilket betyder att anställda inte kan se det faktum att de övervakas. Högkvalitativa övervakningsverktyg kommer att springa osynliga och oupptäckta av anställda.
Det transparenta övervakningssättet gör att dina anställda kan se övervakningsprogrammet på sina system. Sådan mjukvara kräver installation på varje enskild dator, inklusive den administrativa portalen. Det här kommer inte vara lika enkelt som läget eftersom administratörer måste kontrollera varje enskild rapport från varje system för att se hur de anställda gör.
Hur fungerar övervakningsverktyg?
Spårningsverktyg för anställda måste installeras på flera system, inklusive en centralstation, om arbetsgivarna vill att de ska bli oupptäckta av användarna. För att denna typ av verktyg ska kunna fungera korrekt måste du först stänga av brandväggen och den kommer att sättas på igen när installationsprocessen är klar.
Å andra sidan är det praktiskt taget omöjligt för programmet att fungera utan ytterligare patchar och programmering så att PC-övervakningsprogrammet kan fungera runt programmet. Detta kommer att punktera ett hål i säkerhetssystemet, och det kommer att göra nätverket sårbart för alla typer av skadlig kod, virus, spionprogram och så vidare.
Var försiktig med virus i förklädnad
Du bör vara medveten om att det finns många verktyg för övervakning av arbetstagare som faktiskt är virus i förklädnad och medan de kan ge dig keylogging och lösenordsfångskapacitet, kommer de också samla in data bakom kulisserna och sälja den för att bryta mot organisationens säkerhet. De flesta av verktygen för övervakning av anställningsaktivitet kan fungera kring brandväggen, men det är fortfarande möjligt att vissa hot går igenom oupptäckta.
Implementera programvaran: Cloud och lokalt
En annan viktig aspekt att tänka på är hur du implementerar programvaran. Lokalitet är det vanligaste alternativet, och de flesta verktyg erbjuder det. Det här låter dig vara värd för programmet och de data som samlar in på din egen server. Denna lösning kräver lite mer IT-kunskap, och det kan ta längre tid att installera. Molnlösningar är å andra sidan enklare att hantera och de kan sättas upp snabbare än lokaliseringen.
Lösningar som passar dina behov
Föräldraprogramvara och övervakningssoftware är två lösningar som övervakar användningen av personliga datorer. De är både installerade och används på en enda dator, och de utgör inte samma hot som e-postövervakningsverktygen, till exempel som vi redan sa att vi arbetar kring brandväggar.
Övervakningsprogram och föräldraprogramvara levereras med ytterligare alternativ som är utformade för att förhindra cyberattacker tillsammans med verktyg för övervakning av barn och makar när de går online.
Det finns många företag som också letar efter e-postprogram och för appar som övervakar utgående och inkommande meddelanden för spionprogram, virus och trojaner.
Det finns också krypteringsprogram för e-post som kan skydda personuppgifter och kritisk information när den överförs till tredje partens mottagare. Sådana verktyg kommer att se till att känsliga data endast är tillgängliga och används av personer som verkligen behöver informationen samtidigt som de håller det så säkert som möjligt.
Här är de bästa fem valen för att övervaka anställdas verksamhet:
Teramind
Teramind tillhandahåller programvara som effektiviserar processen för att samla medarbetarnas användarbeteende på datorer för att identifiera misstänkt aktivitet, övervaka effektivitet och effektivisera, upptäcka möjliga hot och säkerställa överensstämmelse med industrin. Teraminds uppdrag är att minska säkerhetshändelser genom att ge realtid tillgång till användaraktiviteter genom att erbjuda varningar, varningar, omdirigeringar och användaravstängningar för att hålla affärer och organisationer så säkra och så effektiva som möjligt.
Programvaran kommer både i premiss och Cloud-baserade installationsalternativ för att möta organisationens krav.
Teramind kan framgångsrikt identifiera vilka användare som är mest riskabla för ditt företag genom att analysera trenderna i deras beteende. Du kan kolla vilka specifika policies de har kränkt och sedan utbilda dem för att förhindra framtida incidenter.
Med det här verktyget kan du också skriva regler som reagerar på någon observerbar användaraktivitet som att blockera ett e-postmeddelande från att skickas eller varna när ett visst dokument skrivs ut. Du har också möjlighet att spela in och logga in all aktivitet, och de spelar den tillbaka som en video och analyserar sessionens metadata.
För att komma igång med programvaran måste du följa dessa steg:
- Anmäl dig till Teramind Basic Clouds personalövervakningssoftware gratis.
- Installera övervakningsmedlen på de maskiner som du vill övervaka och bestämma om antingen hel eller deltid alternativ för kontroll.
- Du måste anpassa varje varning och övervakningsinställning för att skräddarsy plattformen till dina behov.
- Du kan komma åt alla funktioner från programvarans plattform för unika övervakningsfunktioner som förbättrar både säkerhet och produktivitet.
HipChat
HipChat fungerar ganska bra som ett komplementärt verktyg för plattformar i WorkZone-stil. Detta är ett verktyg för tidsstyrning som i huvudsak är en snabbmeddelande som är byggd för arbetsplatser. Du kommer att kunna använda den för att ställa in permanenta chattrum eller 1-till-1-kommunikation.
En av dess mest användbara funktioner är en komplett chatthistoria, och nu har de anställda som saknat ett möte på HipChat inte längre behöva avbryta någon annan för att komma ikapp, de behöver bara gå igenom sessionen och bläddra igenom den snabbt.
Denna tidspårningssoftware är ett viktigt verktyg för att kontrollera medarbetarnas dagliga jobbprestanda, och det kan bli en möjlighet att identifiera vilka strategier som leder till produktiviteten.
WorkiQ
WorkiQ är ett verktyg som spårar anställdas datorbeteende och ger rapporter om sin tid på icke-produktiva och produktiva applikationer. Verktyget instrumentpanel ger tydliga bilder som kommer att berätta vilka anställda och aktivt engagerade i sitt arbete och vilka som kontinuerligt distraheras.
Det här verktyget ger dig möjlighet att kategorisera alla typer av aktiviteter, spåra processer i alla applikationer och jämföra hur olika användare behandlar liknande arbetsenheter. Ledningsdashboardsna ger följande fördelar:
- Identifiera uproduktiva beteenden vid tillfället förekomsten
- Spotting och också givande produktivt beteende
- Att jämföra den faktiska arbetstagarnas produktivitet, bland annat blandningen och komplexiteten hos de anställda som arbetar
- Hantera fjärrarbetare
- Identifiera toppartister för att kunna replikera sina processer över tid
- Förbättrad arbetsfördelning genom identifiering av underutnyttjade färdigheter eller överarbetade anställda
DeskTime
DeskTime är en enkel och säker tidsuppföljningsapp som gör att du kan öka företagets effektivitet och produktivitet. Med hjälp av det här verktyget kan du övervaka daglig aktivitet, sjuka löv, övertid och enklare arbetstillfällen. Du kommer att kunna få en tydlig översikt över ditt lags arbetsflöde. Med DeskTime kan du spåra appar, webbadresser och offline tid, och du kan också få tillgång till detaljerad information om hur dina anställda använder appar och webbplatser och vad de gör när de inte är online.
Verktyget erbjuder dina skärmdumpar och aktivitetsfrekvensspårare som gör att du kan följa tiden för enskilda projekt. DeskTime ger djupgående insikter och rapporter för fakturering och du kan använda den för att enkelt anpassa, ladda ner och även skicka CSV-rapporter för att ge dina kunder den mest exakta informationen om hur mycket arbete och tid som spenderas på alla projekt som utvecklats av verksamheten .
Du kan övervaka lokala och avlägsna lag från både mobilen och skrivbordet och på det här sättet kan du spara tid genom att titta över rapporterna om verksamheten när du är på resande fot. Verktygets supportteam är tillgängligt via chatt, telefonsvarare och även e-post. Teamet från DeskTime följer branschens säkerhetsstandarder för att säkra den personliga information som de tillhandahålls.
asana
Asana är ett verktyg som erbjuder uppgifter, projekt, instrumentpaneler och konversationer för att låta lag att flytta arbetet mer effektivt från början till slut. Du kan använda den för att se framstegen för något projekt utan att schemalägga ett statusmöte eller utan att behöva skicka e-postmeddelanden. Med det här verktyget kan du använda anpassade fält för att spåra allt som är av stor betydelse för dig om det är fel, jobbsökande eller ledare.
Du kan organisera dina uppgifter i delade listor eller styrelser för alla dina möten, program och initiativ. I sektionerna och kolumnerna kan du anpassa Asana för att matcha dina arbetsflöden och lägga till struktur för alla dina projekt.
Du kommer att kunna bryta upp en arbetsuppgift i mindre delar eller dela upp arbetet mellan flera projekt och när en enskild uppgift blir ett stort och viktigt initiativ kan du snabbt göra det till ett projekt.
Medarbetarnas beteende är oförutsägbara och med hjälp av dessa stora verktyg kan du öka effektiviteten på jobbet och din företags totala produktivitet. Bläddra igenom dem alla och välj din favorit, enligt dina behov. Vi garanterar hög kvalitet för alla verktyg vi har diskuterat ovan för att övervaka dina anställdas verksamhet på jobbet.
